Hoe organiseer je een groot evenement?

Wanneer je lokale werking een verjaardag viert, een nieuw wandelpad openstelt of ... is het organiseren van een evenement een goede manier om je werking in de kijker te zetten. Laat je niet afschrikken om een evenement op poten te zetten, je ontdekt hier hoe je de organisatie aanpakt en waar je allemaal op moet letten.

Voor je een happening of evenement kan organiseren moet je eerst goed weten wat je wilt doen. Organiseer een brainstorm met wat vrijwilligers om tot een goed idee te komen. Je hoeft niet alles zelf te bedenken, binnen Natuurpunt zijn er al veel activiteiten georganiseerd

Meesurfen op Nationale activiteiten

Als afdeling kan je inpikken op nationale activiteiten. Jouw afdeling geniet mee van de naamsbekendheid en het imago van de acties. Bovendien kan je voor Natuurpuntactiviteiten terugvallen op een uitgebreid promo-aanbod: van je eigen folder voor de actie, posters, banners en vlaggen, items op Facebook tot jouw activiteit op een eigen webpagina op de nationale campagnesites.

BEKIJK HET JAARPROGRAMMA

Gluren bij de buren

Je kan zelf heel wat creatieve activiteiten bedenken, maar heel wat afdelingen hebben een pak ervaring in het organiseren ervan. Gluur dus even bij je buur voor extra inspiratie! Of organiseer eens iets samen met een buurafdeling.

Heb je nog extra inspiratie nodig? Bekijk dan onze tips voor een inspirerende activiteit.

ONTDEK INSPIRERENDE VOORBEELDEN

Een goed draaiboek kan je helpen bij de organisatie van een evenement. In een draaiboek schrijf je  alle mogelijke details en afspraken op. Ongetwijfeld zijn er naburige afdelingen die scenario’s hebben van hun activiteit. contacteer ook jouw regioconsulent voor hulp. Een scenario verandert voortdurend doorheen de planningsperiode. Zorg dat na elke voorbereidende vergadering het vernieuwde scenario zo snel mogelijk in handen is van de medewerkers.

Download hieronder een sjabloon-draaiboek

Aan de hand van de gekozen doelstelling, wordt het doelpubliek en de te volgen communicatie en publiciteit afgeleid. In het eerste voorbeeld spreek je een breed publiek aan. Een grootschalige huis aan huis-mailing, brede communicatie via de pers, het afdelingstijdschrift… is noodzakelijk om de doelstelling te bereiken. Baken je het doelpubliek en de doelstelling (bv. uitsluitend buurtbewoners om hen in te lichten over werkzaamheden in het natuurgebied) enger af, dan zal de aanpak uiteraard veel kleinschaliger zijn.

Doelstelling 1

• Een breed publiek laten kennismaken met de natuur en het landschap van de streek.
• De inzet en het werk van de organiserende en deelnemende partners voor het behoud van deze natuur en dit landschap in de kijker plaatsen.
• De band tussen de bevolking en de organisaties aanhalen (i.c. door de activiteiten, ledenwerving, informatie geven).
• Door samen iets te organiseren de band tussen de verschillende organisaties aanhalen.

Doelstelling 2

• De omwonenden laten kennismaken met het natuurgebied.
• Het vrijwilligerswerk van Natuurpunt laten zien.
• Rekrutering van nieuwe vrijwilligers voor het beheerteam.

Jarenlange ervaring geeft een klare kijk gegeven op wat werkt en wat niet werkt. Zonder volledig te willen zijn, krijg je hier nog enkele tips meegeven waarmee je best rekening houdt als je een evenement begint te plannen.

Ontdek de do's & dont's

Organiseer je een grootschalige activiteit, verlies dan nooit de afdelingscommunicatie uit het oog. Vooraleer je de mediakanalen (streekkrant, dagbladen, tijdschriften…) gaat bespelen, zorg je dus maar beter voor een duidelijke aankondiging van het evenement in het afdelingstijdschrift, op de website, in nieuws-flitsen… Pas eventueel de verschijningsdatum aan, zodat het afdelingstijdschrift één of twee weken voor het evenement bij alle leden in de bus valt. Vergeet ook niet om je evenement te laten aankondigen in het stedelijk of gemeentelijk infoblad.

Een goede locatie vinden voor je evenement is niet gemakkelijk. Vaak is het kiezen tussen een goed uitgebouwde locatie ver van het natuurgebied of een weide of terrein zonder enige voorzieningen in de buurt van het natuurgebied. Belangrijk is dat de deelnemers voelen dat ze op een levendig en ingekleed gebeuren terechtkomen en dat de uitstraling die de locatie heeft, past bij de activiteit.

Bereikbaarheid

• 'Keep it simple' In principe moet het mogelijk zijn om de afspraakplaats in een enkele lijnen te omschrijven.
• Zorg voor duidelijke en voldoende signalisatie, eventueel samen met gemeente.
• Is je locatie vlot bereikbaar met het openbaar vervoer? Communiceer dit dan ook duidelijk.
• Informeer bij je gemeente of er geen werken/omleidingen gepland zijn in de buurt.
• Promoot duurzame mobiliteit: fietsers en mensen die met het openbaar vervoer komen krijgen bijvoorbeeld een extra drankje of een klein presentje. Kondig dit ook zo aan in je communicatie.

Parking

• Zorg voor voldoende parkeerplaats op wandelafstand
• Vergeet de fietsparking niet.
• Maak eventueel afspraken met een boer, omwonenden, de gemeente over parkeerplaats.
• Indien er niet direct parking voorhanden is, is het misschien mogelijk om voor die dag een straat te laten afsluiten en die als parking te gebruiken. Vraag dit op tijd aan bij de gemeente.
• Een andere mogelijkheid is een trein en/of busdienst in te leggen vanuit een grotere parking uit de omgeving naar het startpunt of evenementenplein.
• Een aantal parkeerwachters die het parkeren in goede banen kunnen leiden, kunnen veel ergernis voorkomen. Maak ook afspraken met de politie over het verloop van het evenement en de mogelijke overlast.
• Zorg dat de parking los van het wandelparcours ligt (en niet er doorheen).
• Licht de buren op voorhand in over de mogelijke overlast die dag. Nog beter is de buren uit te nodigen voor een wandeling, enkele dagen voor het evenement. Je kunt dan meteen de opzet van het evenement duidelijk maken. Je creëert zo ook een band met de omwonenden van je natuurgebied.
• Indien je activiteit ook openstaat voor minder mobielen, zorg dan voor een minder mobielenparking in de buurt van het evenementenplein.
• Zorg ervoor dat de medewerkers hun voertuig dicht bij het evenementenplein kunnen zetten en dat er een laad en losruimte voorzien wordt.

Inrichting evenementenplein

• Zorg bij voorkeur voor een overdekte uitvalsbasis, waar droge ruimte is (bij regenweer) voor bar, ledenwerfstand,etc. Gebruik maken van gebouwen vermijdt dat je tenten moet beginnen zeulen en opzetten.
• Realiseer je dat alles wat je wilt gebruiken ook effectief afgehaald, opgezet en terug afgebroken moet worden.
• Zorg dat iedereen via dezelfde ingang het evenementplein bereikt. Dit maakt signalisatie gemakkelijker en is ook handig voor de ontvangst van de aanwezigen.
• Zorg voor een duidelijke signalisatie in je natuurgebied. Klachten over ‘verloren lopen’ kan je die dag missen als kiespijn.
• Breng je bezoek zoveel mogelijk samen op een punt, en creëer er een soort ontmoetingsplaats. Zo hou je overzicht en heb je organisatorisch ook veel minder werk. Het schept een gezellige drukte.
• Denk voor het evenement goed na over de inrichting van je evenementenplein. Hou rekening met de lengte en breedte van een tent, de plaats nodig voor partytenten en dergelijke. Probeer je bezoekersstromen in te schatten en schik op basis daarvan je evenementenplein.
• Hou bij de inrichting van het evenementenplein rekening met de aanwezigheid van gebouwen, eventuele hellingsgraad van het terrein, natte plaatsen die weinig tred aankunnen, bomen of struiken die nog op het terrein staan, aansluitpunten voor water en elektriciteit.
• Bij het binnenkomen op het terrein moet de onthaal- en ledenwervingstand direct opvallen.
• Zorg dat de verschillende onderwerpen op het terrein duidelijk aangegeven zijn.
• Indien je geleide wandelingen organiseert, kan je op het terrein ook best een punt voorzien van waaruit de geleide wandelingen zullen vertrekken (bijvoorbeeld bij een infobord).
• Als je ervoor kiest om in het veld een evenementenplein op te bouwen, komen er heel wat logistieke taken bij kijken. Je hebt immers elektriciteit en water nodig. Vergeet de toiletten, een waterreservoir en een generator en stroomgroep niet te voorzien.

De opbouw van het evenementenplein gebeurt vaak al een dag voordien. Om diefstal of grote verrassingen op de ochtend van je activiteit te vermijden, kan je een slaapdienst voorzien. Eventueel kan je een jeugdvereniging uit de buurt vragen. Vergeet de vrijwilligers van opbouw en afbraak niet te soigneren. Je kunt hen bedanken met koffiekoeken ’s morgens.

Indien je een gebouw huurt, kijk dan zeker na in de overeenkomst of de brandverzekering al opgenomen is, of dat je die zelf dient af te sluiten. Vergeet niet het terrein aan te kleden met vlaggen en spandoeken van Natuurpunt. Dat versterkt de herkenbaarheid.

Vanaf 2020 is het op alle evenementen - van schoolfeesten tot grote festivals - verboden om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes.

Ook grote publieksactiviteiten van Natuurpunt komen hiervoor in aanmerking. Dranken kunnen wel nog aangekocht worden in petflessen, glazen wegwerpflessen of eventueel blik, maar de drank zelf moet aan de consument geserveerd worden in herbruikbare bekers. Achter de toog/backstage geldt een sorteerverplichting voor deze wegwerpartikelen. Glazen retourflessen of dranken (voor bieren of via een postmixsyteem ook voor water, frisdranken, wijn en cocktails) zorgen sowieso voor minder afval.

Kiest een organisator er toch voor om wegwerprecipiënten aan te bieden, dan moet hij die materialenstroom voor 90 procent (en vanaf 2022 voor 95 procent) opnieuw inzamelen - de bewijslast ligt bij de organisator. Jarenlange ervaring en projecten hebben aangetoond dat frontstage sorteerbakken niet helpen. Inzameling kan bijvoorbeeld wel slagen door te werken met een retoursysteem om de stroom backstage zuiver te krijgen.

Meer informatie vind je op deze pagina van OVAM.

Organisatie Velt, deelt 10 praktische tips over duurzaam koken. Zorg dat jouw evenement duurzaam is door het effectief gebruiken van restjes en het bewust selecteren van lokale en seizoensgebonden ingrediënten. Zoek je nog gezonde en duurzame recepten, dan heeft de Velt-website een uitgebreide verzameling ecologische en plantaardige recepten voor diverse gelegenheden.