Lokale algemene vergadering

Een afdeling van Natuurpunt moet jaarlijks een lokale algemene ledenvergadering organiseren. Elke afdeling zoekt zelf naar de meest geschikte en succesvolle formule. Het jaarlijks samenbrengen van de actieve leden van de afdeling is een hoofddoel. De uitdaging is om een formeel deel in te lassen zonder de sfeer te zwaar te belasten.

• Je LAV plan je best tussen 1 januari en 15 maart zodat je tijdig je stemgerechtigde leden kan doorgeven voor de algemene vergadering van Natuurpunt in april. 
• Nodig alle leden uit die eind december van het afgelopen werkjaar op de ledenlijst van je afdeling staan,  minstens tien dagen vooraf en schriftelijk.  Deze uitnodiging bevat het programma van de vergadering, de mogelijkheid tot stemmen en vermeldt de kandidaatstellingen voor bestuursfuncties.
• Verwelkom je gasten met een hapje, een drankje. 

Ontmoeten houdt een dialoog en interactie in. Een eenrichtings-presentatie met je resultaten en plannen is een monoloog en laat weinig of geen ruimte voor inspraak, dialoog of betrokkenheid.

Je lokale algemene vergadering is het jaarlijkse moment om aangegane engagementen te hernieuwen of om hierin wijzigingen aan te brengen. Dit moeten niet alleen de aanstelling van bestuursleden zijn. Ook de diverse medewerkers, werkgroepvoorzitters, beheerteammedewerkers kunnen mee opgenomen worden in het overzicht van de afdelingswerking.

De lokale algemene vergadering is daarnaast ook een ideaal moment om mensen die interesse hebben in je werking, nog nauwer te betrekken en eventueel zelfs te activeren voor een bepaalde taak, project binnen je afdeling. Daarom is het goed om ook aan te geven voor welke taken jullie nog extra hulp zoeken. Niet enkel de bestuurstaken, maar ruimer. Zorg dat de takenlijst op papier ter beschikking is, met mogelijkheid tot aanvinken voor nieuwe aanwezigen. Vermijd dat er aanwezigen zijn waarvan je achteraf niet weet wie ze zijn, waar ze wonen en hoe je ze kan contacteren.

Iemand die tijd vrijmaakt om naar een algemene vergadering te komen, is -alleen hierdoor al - een lid dat een engagement opneemt bij Natuurpunt.

Enkele tips

• Werk eens met praatgroepjes rond bepaalde thema’s, bijvoorbeeld beheer, communicatie, activiteiten organiseren,  … Naast het voorstellen van je werking wordt er daar ook input gevraagd aan je leden. 
   
• Wees alert en ga in op eventuele opmerkingen, ideeën, aanvullingen en durf de bal terugkaatsen. Wanneer bijvoorbeeld de opmerking komt dat een cursus Natuur in de tuin wel eens interessant zou zijn … Durf doorvragen of die persoon iets met tuinen heeft, in Velt actief is, al bepaalde ideeën heeft voor een activiteit hierrond, bereid is om mee te stappen in een werkgroepje om iets samen te organiseren, …
   
• Nieuwe vrijwilligers trek je aan met een concrete taakomschrijving, niet met een titel. Durf mensen aan te spreken.
   
• Durf de deelnemers vragen wat ze vinden van jullie lokale algemene vergadering, wat er beter kan. Je kan er alleen maar uit leren
   

Wervend jaarverslag

Hou je doelpubliek voor ogen. Maak je jaarverslag kort en krachtig, verlies je niet in details. Op die manier hou je ruimte vrij voor opmerkingen en vragen vanuit het publiek en is er tijd en ruimte voor gezelligheid achteraf (lees: te netwerken).

• Een beklijvende powerpoint bouw je op met woorden, zinnen en krachtige beelden. Lange teksten of diareeksen heeft geen zin.
• Een kort verslag van het voorbije jaar is interessant, maar wil je rekruteren dan is een blik vooruit nodig. Stel je projecten voor waar mensen zich voor kunnen engageren.

Wees beknopt

Op je lokale algemene vergadering stel je je financieel jaarverslag voor. Dit betekent niet dat je 12 pagina’s lang je maandelijkse in- en uitgaves moet bespreken. Powerpointgewijs volstaat één slide met het totaal aan inkomsten en uitgaven, voor het detail verwijs je naar het financieel verslag dat je penningmeester bij heeft.

Voor het modale lid volstaat te weten dat bijvoorbeeld je insectenwerkgroep het voorbije jaar focuste op nachtvlinders en dat er in totaal 221 soorten werden gevonden, waarvan 7 zeer zeldzame. Je hoeft al die 221 soorten niet te bespreken, zelfs die 7 zeldzame niet. Hiervoor verwijs je door naar de verantwoordelijke van je insectenwerkgroep. Stel dat iemand hierover vragen heeft, dan is dit een niet te negeren signaal en kan je misschien zelfs rekruteren.

Ter ondersteuning

• vb Powerpoint voor je lokale algemene vergadering, vrij te gebruiken
• Dit filmpje kan je gebruiken als intro van je powerpoint

Met een wervend programma om meer en ander publiek aan te trekken kan je uitnodiging niet achterblijven. Noem je lokale algemene vergadering een 'Startmoment', 'Kick-off', 'Nieuwjaarsdrink' en je zal meer mensen zien opdagen. In je uitnodiging volstaat dat je ergens in het klein vermeldt dat het om een lokale algemene vergadering gaat. Wil je ook zo'n postkaart-uitnodiging? Contacteer je verenigingscoach.

Je kan ook uitnodigen via je afdelingstijdschrift, al krijg je met een apart schrijven meer respons.